Bestuursverklaring financiele zaken 2005/2006

Vaststelling jaarrekening

Tijdens een algemene ledenvergadering dient het verenigingsbestuur aan haar leden onder andere verantwoording af te leggen over het gevoerde financieel beleid over het voorgaande boekjaar en aan de hand van de begroting kenbaar te maken of de voorgenomen activiteiten gefinancierd kunnen worden uit de geraamde inkomsten. Tijdens de algemene ledenvergadering van 30 oktober 2006 werd wel de begroting gepresenteerd, maar kon vanwege het terugtreden van de verantwoordelijke penningmeester (op 27 oktober 2006 werd het lidmaatschap beëindigd) geen jaarrekening overlegd worden.

De bevindingen, voortvloeiend uit een door het bestuur ingestelde interne controle, waren voor het bestuur vervolgens aanleiding een diepgaander onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de ex-penningmeester het beheer over de geldmiddelen gevoerd had. Het onderzoek is afgerond en de jaarrekening 2005-2006 (balans en staat van baten en lasten) kan tijdens een extra algemene ledenvergadering aan de leden worden gepresenteerd op 21 december 2006.

Organisatie

Binnen onze vereniging heeft het bestuur een aantal taken en bevoegdheden gedelegeerd aan de commissie Financiën. Bij aanvang van het seizoen 2005-2006 behoorde het tot de verantwoordelijkheid van de commissie om te komen tot het opzetten van een bij de voetbalvereniging passende administratieve organisatie. Bij tussentijdse controles is gebleken dat de ingevoerde administratief organisatorische maatregelen (o.a. de toepassing van functiescheiding) adequaat van opzet zijn. De juiste werking van de administratieve organisatie is gebleken bij de uitvoering van de interne controles.

Onderzoek en afwikkeling

Het intern ingestelde onderzoek bracht aan het licht dat gelden onttrokken zijn aan het vermogen van onze vereniging. Over meerdere jaren zijn stelselmatig bedragen overgeboekt van de bankrekening van RKVV Den Dungen naar een zakelijke bankrekening van de ex-penningmeester. Op basis van een gedegen onderbouwing van de feiten kon vervolgens niet anders geconcludeerd worden dan dat er sprake was van onrechtmatig handelen. Het bestuur besloot daarop over te gaan tot invordering van alle door de ex-penningmeester aan de vereniging ontrokken gelden. Om dit binnen een afzienbare termijn en op juridisch juiste wijze te realiseren, heeft het bestuur zich voorzien van rechtsbijstand.

Na ontvangst van de aansprakelijkstelling heeft de ex-penningmeester samen met zijn bemiddelaars aangegeven op korte termijn alle aan RKVV Den Dungen verschuldigde gelden over te maken. Op basis van inmiddels verrichte stortingen en ontvangen garantiestellingen is onze vereniging verzekerd van volledige vereffening van de vordering.

Een accountantsverklaring waaruit blijkt dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van het vermogen zal worden overlegd.

Afsluiting

Ook wanneer precaire zaken aan de orde zijn, is het bestuur zich bewust van haar bestuurlijke verantwoordelijkheid. Wij menen hierin tot dusverre de juiste beslissingen genomen te hebben in het belang van onze voetbalvereniging. Vanuit sociaal oogpunt hebben we zoveel als mogelijk daarbij ook aandacht gehad voor de persoonlijke problematiek van de vertrokken penningmeester.

Met het oplossen van deze kwestie kan een vervelende periode worden afgesloten. We hopen onze aandacht nu weer volledig te mogen richten op de plezierige kanten van het verenigingsleven.